Il criterio di selezione del primo processo
Il candidato ideale non è il processo più complesso, ma quello che si ripete spesso, produce sempre lo stesso tipo di documento o decisione e oggi vive su strumenti scollegati. Se una persona ricopia dati da una mail a un foglio e dal foglio al gestionale, quel percorso è già una specifica funzionale.
Prima di scrivere una riga di codice conviene contare: quante volte al giorno accade, quante persone lo toccano, quanti errori genera e quanto tempo serve per correggerli. Questi quattro numeri sono l'unica base onesta per dire, alla fine, se il progetto è servito.
- Frequenza alta e regole stabili nel tempo.
- Dati già disponibili in forma digitale, anche se sparsi.
- Un responsabile identificabile che può approvare le eccezioni.
- Un output verificabile: un documento, uno stato, una lista.
Il perimetro minimo che vale la pena consegnare
Un primo rilascio utile copre un flusso completo dall'inizio alla fine, anche se stretto. Meglio un solo reparto con tutto il ciclo che tre reparti con metà ciclo: la seconda opzione lascia in piedi il lavoro manuale di raccordo e rende impossibile leggere i risultati.
Nel perimetro va inclusa fin da subito la gestione delle eccezioni. Un sistema che funziona solo sul caso ideale viene abbandonato al primo caso reale che non rientra nelle regole.
Cosa misurare prima e dopo
Le metriche vanno fissate prima dell'avvio, altrimenti diventano una giustificazione a posteriori. Sono utili le misure di tempo (quanto passa tra evento e registrazione), di qualità (quante correzioni successive) e di adozione (quante operazioni passano davvero dal nuovo strumento).
- Tempo medio di attraversamento del processo.
- Percentuale di pratiche che richiedono una rilavorazione.
- Quota di operazioni registrate nel sistema rispetto al totale.
- Numero di eccezioni gestite fuori procedura.
Errori ricorrenti da evitare
Il primo è partire dalla tecnologia invece che dal processo. Il secondo è automatizzare una procedura che nessuno ha mai messo in discussione: se il flusso è ridondante, l'automazione lo rende solo più veloce nel produrre lavoro inutile. Il terzo è rimuovere la persona dal punto in cui serve un giudizio: le proposte automatiche vanno approvate, non subite.