Le tre modalità realistiche
La prima è l'integrazione tramite API del gestionale, quando esistono e sono documentate: è la più pulita perché lo scambio avviene in tempo reale e con errori espliciti. La seconda è lo scambio di file su cartella o SFTP, ancora molto diffusa: funziona, ma introduce latenza e richiede una gestione seria dei file scartati. La terza è la lettura diretta della base dati, accettabile solo in sola lettura e con il consenso del fornitore del gestionale.
- API: aggiornamento immediato, errori tracciabili, dipendenza dalla disponibilità del servizio.
- File: semplice da avviare, richiede regole su naming, ordine e riprocessamento.
- Lettura diretta: rapida da implementare, fragile a ogni aggiornamento del gestionale.
Chi possiede il dato
Per ogni entità condivisa (articolo, cliente, ordine, commessa) va deciso quale sistema è la fonte autorevole. Senza questa decisione due sistemi finiscono per correggersi a vicenda e nessuno sa più quale valore sia quello buono.
La regola pratica è assegnare la proprietà al sistema in cui il dato nasce e replicarlo altrove in sola lettura, con un identificativo stabile che permetta di riconciliare i record.
Conflitti, code e riprocessamento
Un'integrazione affidabile prevede che qualcosa fallisca: il gestionale è in manutenzione, un record è bloccato, un campo obbligatorio è vuoto. Serve una coda con stato, un numero massimo di tentativi e una lista visibile degli elementi rimasti fuori, con la possibilità di riprocessarli dopo la correzione.
Cosa verificare in fase di analisi
Prima di stimare, vanno raccolte le informazioni che cambiano l'ordine di grandezza del lavoro: esistenza e versione delle API, ambiente di test disponibile, volumi giornalieri, finestra di manutenzione, politica di aggiornamento del gestionale e responsabile tecnico lato fornitore.
- Documentazione delle API e limiti di chiamata.
- Disponibilità di un ambiente di collaudo separato dalla produzione.
- Volumi e picchi previsti nell'arco della giornata.
- Procedura concordata per gli aggiornamenti del gestionale.