Documenti facili e documenti difficili
I documenti generati da un sistema (fatture elettroniche, ordini, listini) sono i più semplici, perché la struttura si ripete. I documenti compilati a mano, fotografati in condizioni variabili o pieni di annotazioni libere richiedono più lavoro di verifica e una soglia di scarto più alta.
- Struttura ricorrente e campi in posizione stabile: alta affidabilità.
- Layout variabile per fornitore: affidabilità media, serve apprendimento per emittente.
- Scrittura manuale e foto da campo: affidabilità bassa, verifica sempre necessaria.
Il ciclo di verifica
Ogni campo estratto porta con sé un livello di confidenza. Sotto soglia, il documento entra in una coda di verifica in cui l'operatore vede l'immagine e il campo affiancati e corregge in pochi secondi. Le correzioni vanno registrate: sono la base per capire dove il sistema fallisce.
Gestione degli scarti
Un documento illeggibile o incompleto non deve sparire. Serve una lista degli scarti con motivo, responsabile e possibilità di ricaricare una versione corretta, altrimenti il flusso automatico crea buchi silenziosi nella contabilità operativa.
Integrazione a valle
L'estrazione ha valore solo se il dato arriva dove serve: registrazione a sistema, confronto con l'ordine, aggiornamento dello stato. Il passaggio a valle va progettato insieme all'estrazione, non dopo.